Experteninterview mit Nikolai Skatchkov: "Es ist wichtig die eigenen Strukturen und Prozesse immer zu hinterfragen."

Nikolai Skatchkov ist Gründer und CEO von Circula.com. Er studierte Business Administration in Köln. 

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‍Stell Dich und Dein Unternehmen doch einmal bitte kurz vor.

Ich bin Founder und CEO von Circula.com. Seit der Gründung im Jahre 2017 bieten wir mittelständischen Unternehmen in Deutschland eine Expense Management SaaS-Lösung an. Davor durfte ich fünf Jahre lang Erfahrungen in den Bereichen Business Development, Partnerships und Fundraising bei FinLeap, ProSieben und CompareAsia sammeln. 

Wie ist Eure Vertriebsorganisation aufgestellt, welche Bereiche gibt es und wie sind diese miteinander verzahnt?

In unserem Unternehmen setzen wir auf eine klassische B2B SaaS Bow-Tie-Struktur. Das bedeutet, unsere Vertriebsabteilung ist in folgende Bereiche unterteilt: Sales Development Representatives (SDRs), Account Executives, Customer Success Manager und - für Large Accounts - Implementation Lead. 

Wenn wir uns das letzte Jahr anschauen; Welchen Herausforderungen standet Ihr gegenüber und wie habt Ihr diese gemeistert?

Covid-19 und die damit einhergehenden Lockdowns führten bei uns zu weniger Usage unserer Software und damit einhergehend auch zu einem geringeren Umsatzwachstum. Dank starker Partnerschaften und einem flexiblem Pricing waren wir dennoch in der Lage, um mehr als 200 Unternehmen zu wachsen. Darüber hinaus konnten wir DATEV als strategischen Partner gewinnen. 

Zusätzlich wurde unser Produktangebot um Circula Benefits erweitert und es konnte eine Anschlussfinanzierung gesichert werden. 

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Hat sich im letzten Jahr etwas grundlegend verändert? Hat sich die Relevanz im Einsatz von Technologie in Eurer Vertriebsabteilung geändert?

Generell hatte dieses Thema für uns auch schon vor Beginn der Pandemie einen sehr hohen Stellenwert. Dass sich die Relevanz eingesetzter Technologie direkt verändert hat, kann ich also nicht sagen. Dennoch ist es wichtig, die eigenen Strukturen und Prozesse immer zu hinterfragen und so haben wir an einigen - und vor allem den richtigen - Stellen nachjustiert. 

Was waren Eure größten Learnings aus dieser Zeit?

Einmal mehr wurde deutlich, welchen Stellenwert sowohl das Hiring als auch die Entwicklung von Mitarbeitenden einnehmen. So konnten starke Sales Representatives auch während der Krisenzeit outperformen. Schwächere Sales Reps hingegen verwendeten Covid in einigen Fällen als Entschuldigung. 

Außerdem haben wir die Absatzquote in unserem Sales-Team reduziert. Das Ziel dahinter war, die Realität abzubilden und auch die Moral im Team aufrecht erhalten zu können. Dieser Plan ist erfolgreich aufgegangen.  

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Was zeichnet Deiner Meinung nach einen guten Vertrieb aus und worauf legst Du primär Wert?

Meiner Meinung nach kann man die Antwort auf diese Frage in 3 Teilgebiete aufgliedern. An erste Stelle würde ich eindeutig die Menschen innerhalb der Vertriebsabteilung setzen. Ihnen kommt eine immens wichtige Rolle für das Unternehmen zu. Besonders die Bereiche Hiring, Onboarding und Weiterentwicklung sollten hier im Fokus stehen. 

Als zweites würde ich das Targeting setzen, ICPs (Ideal Customer Profile), Personas und das gesamte Gebiet der Leadgenerierung sind natürlich grundlegend für einen guten Vertrieb. 

Und zuletzt dürfen Prozesse niemals in den Hintergrund rücken. Nur, wer die Bereiche Customer Journey, Sales Funnel und CRM-System gut im Blick - und im Griff - hat, wird auch nachhaltig Erfolg haben. 

Welchen Einfluss haben Deiner Meinung nach Prozesse und Automatisierungen auf den Vertrieb und auf den Umsatz? Was können hier ausschlaggebende Gründe sein, warum das so ist?

Prozesse sind essentiell für das Sourcing der richtigen Leads, eine rigorose Führung durch den Sales Funnel und damit einhergehende optimierte Sales Cycles. Nicht zu vergessen natürlich ein schnelles Time-to-Value für Kunden sowie die Zielerreichung für die Sales-Organisation. 

Automatisierungen wiederum sind grundlegend für vor allem die Zeitoptimierung aller Representatives. 

Welche Rolle spielen Daten denn in Euren täglichen, aber auch in Euren strategischen Vertriebs-Überlegungen?

Die Rolle von Daten in unserem Unternehmen ist absolut bedeutend, denn wir richten unsere gesamte Produktstrategie und Produktentwicklung daran aus. Allerdings muss ich auch sagen, dass wir speziell im Outbound-Sales bis jetzt noch nicht datengetrieben genug agieren, da besteht noch Verbesserungsbedarf. 

Was glaubst Du müssen Unternehmen in Bezug auf Vertrieb ändern?

Meines Erachtens nach sollte hier die klare Definition von ICPs und Personas im Vordergrund stehen. Die Umwandlung von einer Seller- hin zu einer Buyer-Centric-Kommunikation und einem ganzheitlichen Kundenerlebnis sind besonders wichtig. Zudem ist es ratsam, wirklich stringente Sales-Prozesse im CRM zu etablieren sowie klare Regeln aufzustellen, welche auch das Reporting für die Sales Organisation beinhalten. 

Zuletzt sollten Unternehmen nicht vergessen, ihre Onboarding-Strukturen zu optimieren - nur so können Mitarbeitende schneller im Vertrieb ankommen und in kürzerer Zeit ihr volles Potential entfalten - sowie ihren Sales-Talenten stets Entwicklungsmöglichkeiten zu ermöglichen. 

Gehen wir noch einmal kurz auf Eure Unternehmenskultur ein. Welche Auswirkung hat eine gute oder generell eine Unternehmenskultur auf den Unternehmenserfolg?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine gute Unternehmenskultur eine bessere Performance der Mitarbeitenden zur Folge hat. Wer motiviert ist, macht seinen Job einfach besser.

Zudem kann eine optimierte Auswahl neuer Mitarbeitender natürlich die Turnover-Rate wesentlich verringern und: wer sich wohl fühlt, möchte bleiben und fühlt sich seinem Unternehmen verbunden.  

Wie müssen Deiner Meinung nach Unternehmen zukünftig aufgestellt sein, um wirklich erfolgreich zu agieren?

Diese Frage würde ich ganz knapp mit “Spezialisierung” beantworten. Nur Unternehmen, die wirklich auf ein Gebiet spezialisiert sind, können durch Expertise punkten und auch in Zukunft langfristig erfolgreich bleiben. 

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Wenn Du einem Unternehmen oder auch einem Unternehmer/ einer Unternehmerin einen Tipp mitgeben könntest, was bei der Führung einer Vertriebsorganisation zu beachten ist - welcher wäre das?

Da möchte ich gern 3 nennen: 

Der alte Spruch “hire slowly - fire quickly” ist zwar recht direkt, stimmt aber im Kern. Ich empfehle, beim Hiring immer auch einen praktischen Part mit einzubeziehen. Bei Senior Profilen empfiehlt es sich, gegebenenfalls externe Experten mit in den Interviewprozess einzubinden. 

Als zweites sollte man das Onboarding und Enablement in den Fokus rücken. Konzepte wie Shadowing, Skripte und Dokumentationen oder Buddies verbessern die Geschwindigkeit, mit der neue Mitarbeitende im Unternehmen ankommen, massiv. Es lohnt sich hier definitiv, Zeit und Mühe zu investieren. 

Zuletzt würde ich den Tech Stack eines Unternehmens in den Blick nehmen. Investitionen in die richtigen Tools lohnen sich hier auf jeden Fall, auch ein gutes Setup ist grundlegend für eine optimale Customer Journey sowie ein besseres Reporting und Coaching des Teams. 

 Vielen Dank, lieber Nikolai für Deine Zeit!