Schneller und effizienter im Vertrieb mit Sales Operations

Sales Operations Manager sind fester Bestandteil moderner Vertriebsorganisationen und spielen eine zentrale Rolle bei der effizienten Steuerung von Vertriebsprozessen und -strukturen. In amerikanischen Unternehmen ist Sales Operations längst etabliert und gilt als zentraler Bestandteil leistungsfähiger Vertriebsstrukturen. Transparente Prozesse und aussagekräftige, aktuelle Daten ermöglichen es dem Management, Handlungsfelder frühzeitig zu erkennen und strategisch zu reagieren.  Das Vertriebsteam kann sich dabei auf das konzentrieren, was es am besten kann: verkaufen. 

Welche Funktionen erfüllt Sales Operations konkret, an welchen Stellen entsteht Mehrwert im Vertriebsprozess und warum ist die Rolle für das gesamte Vertriebsteam so wichtig? In diesem Artikel werden Aufgaben, Vorteile und Best Practices von Sales Operations systematisch erläutert und anhand praxisnaher Beispiele eingeordnet.

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‍‍Sales Operations bezeichnet eine strategische und operative Funktion im Vertrieb, deren Ziel es ist, Effizienz, Produktivität und Transparenz der Vertriebsorganisation zu erhöhen. Sales Operations Teams gestalten und optimieren Vertriebsprozesse, stellen die Daten- und Reporting-Grundlage bereit, verantworten die System- und Toollandschaft (insbesondere das CRM) und unterstützen das Vertriebsmanagement bei Planung, Forecasting und Steuerung. Dadurch wird sichergestellt, dass Vertriebsmitarbeitende sich auf ihre Kernaufgabe – den Verkauf – konzentrieren können, während alle strukturellen, analytischen und technologischen Voraussetzungen im Hintergrund professionell gesteuert werden. 

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Wie Sales Operations das Vertriebspotenzial freisetzt 

Sales Operations Manager kümmern sich, wie eingangs beschrieben, grundlegend um eines: Sie entfalten durch strategische Ansätze das gesamte zur Verfügung stehende Potential des Vertriebsteams und behalten  dabei einen taktischen Blick auf alle Vertriebsprozesse, die Datenqualität, das CRM-System, das Toolstack, den Vertriebszyklus sowie auf die gesamte Pipeline Health.

Wie gelingt das konkret? Das Sales Operations Team sammelt Daten aus verschiedensten Quellen, führt diese zusammen, wertet sie aus und ist somit in der Lage aussagekräftige und punktaktuelle Reportings und Dashboard bereitzustellen, aus denen wertvolle Analysen, Forecasts, Abweichungsermittlungen und weitere wichtige strategische Instrumente abgeleitet werden können. Zudem hat das Sales Operations Team alle im Vertrieb genutzten Tools, insbesondere das CRM, im Blick und stellt sicher, dass sämtliche  Systeme optimal genutzt werden.

• Optimierte Prozesse und gut aufgesetzte CRM können den Umsatz deutlich steigern: Unser Digital Sales Monitor 2022 bestätigt, dass optimierte Prozesse und ein professionell etabliertes CRM-System Umsatzsteigerungen von bis zu rund 27 % ermöglichen.

Unternehmen investieren zwar stark in Digitalisierung, schöpfen aber das Potenzial häufig wegen fehlender Kompetenzen, Ressourcen und Schnittstellen zur Fachabteilung nicht vollständig aus – insbesondere in vertriebsnahen Bereichen. In vielen Unternehmen verantwortet die IT das Set-up aller Vertriebstools, kann die Bedürfnisse des Vertriebsteams jedoch nur bedingt abbilden. Dadurch bleibt ein großer Teil des Potenzials der Systeme ungenutzt und die Weiterentwicklung der Vertriebsorganisation verläuft entsprechend langsam.

‍Warum moderne Vertriebsorganisationen Sales Operations brauchen 

Ein Sales Operations Team unterstützt Vertriebsteams bei den genannten Herausforderungen und steigert Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz im Vertrieb. Durch die enge Zusammenarbeit von Vertrieb und Sales Operations lassen sich Potenziale heben, Zeiten einsparen, Umsätze steigern und die Datenqualität verbessern. In kurzer Zeit gewinnt das Sales Management damit entscheidungsrelevantes Wissen, das insbesondere für junge Unternehmen entscheidend für die weitere Entwicklung ist. 

Zudem kann  die Fluktuation im Vertrieb reduziert werden, da Mitarbeitende umso besser verkaufen, je wohler und zufriedener sie sich fühlen. Ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes vertriebliches Set-up wirkt sich positiv auf ihr Wohlbefinden und damit unmittelbar auf ihre Leistung aus. 

Vorteile von Sales Operations

Sales Operations ermöglicht eine nachhaltige Leistungssteigerung des Vertriebs. Zu den zentralen Vorteilen zählen:

• Höhere Lern- und Anpassungsgeschwindigkeit: Automatisierte Vertriebsprozesse helfen, erfolgreiche Aktivitäten schneller zu identifizieren und Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und Feedback zum Produkt zu erhalten.
• Effizientes Schnittschnellenmanagement: Klare Übergabeprozesse zwischen Abteilungen sichern eine reibungslose Customer Journey.ür einen effizienten Prozessablauf und die einwandfreie Customer Journey müssen Übergaben einwandfrei ablaufen und eindeutige Übergabe-Prozesse definiert  und  eingehalten werden.
• Prozess-Exzellenz: Auf die Organisation zugeschnittene Prozesse verkürzen Verkaufszyklen, erhöhen Verkaufsgewinne und verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit.  Mitarbeiter fühlen sich wohler wenn sie sich auf das Verkaufen konzentrieren können.
• Optimierte Systemlandschaft:  ‍Durch gezielte Auswahl und Integration innovativer Tools wird die Vertriebsarbeit effizienter und die Tool-Anwendung konsistenter;  Mitarbeiter werden effizienter und können besser verkaufen. Studien zeigen, dass sich so die Vertriebsproduktivität dadurch  steigern lässt. Gleichzeitig steuert Sales Operations die Weiterentwicklung des CRM Systems.
• Tiefergehende Transparenz über Team-Performance: Statt Mitarbeiter ausschließlich auf Basis von Top-Level-Kennzahlen wie Umsatz zu bewerten, ermöglicht eine vertiefte Sales Intelligence eine datenbasierte Sicht auf Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder. Diese Transparenz schafft eine fundierte Grundlage für faire Feedbackgespräche und dient als Maßstab für individuelle Entwicklungsmaßnahmen. 
• Verbesserte  Datenqualität: Strukturierte Governance und Automatisierung sichern hochwertige Vertriebsdaten und reduzieren Umsatzverluste durch Pflegefehler.Sales Operations schafft Regeln und implementiert Automatismen, die dabei helfen, die Datenpflege auf hohem Niveau zu halten.  
• Valides Forecasting: Durch Monitoring historischer (cvr, ø lead cycles etc.) und aktueller Pipeline-Daten werden Prognosen dank Sales Operations verlässlicher und strategisch relevanter.

Ein professionell aufgebautes Sales Operations Team steigert Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz im Vertrieb. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Sales Operations lassen sich Potenziale ausschöpfen, Umsatzsteigerungen realisieren und Fluktuation reduzieren. Eine klar strukturierte Vertriebsumgebung erhöht zudem Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden.

So entwickeln sich Unternehmen zu agilen, datenorientierten Vertriebseinheiten, die ihre Marktchancen präziser einschätzen und gezielter nutzen können. 

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