Was sollten Sie zuerst in einem neuen HubSpot-Portal prüfen?

Der erste Check eines HubSpot-Portals sollte kein Neuaufbau sein. Die meisten Portale brauchen zunächst ein paar klare Leitplanken bei Kosten, Pflegeaufwand und Zugriffsrechten: Optimierung der Marketing-Kontakte, Formularaufbau und Super-Admin-Rechte. Diese drei Grundlagen bestimmen, wie teuer und stabil ein Portal langfristig wird.

Wie optimieren Sie Marketing-Kontakte in einem neuen HubSpot-Portal?

HubSpot berechnet nur Kontakte, die als Marketing-Kontakte markiert sind. Die erste Prüfung lautet daher, ob nicht engagierte Kontakte und Kontakte mit Hard Bounces automatisch in den Status Nicht-Marketing wechseln. 

Laut HubSpots eigener Dokumentation entfernt das Setzen auf Nicht-Marketing Kontakte vollständig aus der abrechnungsrelevanten Kontakt-Stufe,wobei Konten Nicht-Marketing-Kontakte auf bezahlten Editionen bis zu einem Limit von 15 Millionen Gesamtkontakten kostenlos speichern können. 

Bauen Sie einen Workflow, der bei Hard Bounces, Abmeldungen und längerer Inaktivität, typischerweise sechs bis zwölf Monate ohne Öffnung, Klick oder Website-Besuch, greift und diese Kontakte automatisch auf Nicht-Marketing setzt.Beachten Sie, dass der Statuswechsel erst zum nächsten Update-Datum wirksam wird (bei Monatsverträgen zum Renewal-Datum, bei Jahresverträgen jeweils zum Monatsanfang) und Ihre Kontakt-Stufe erst bei der Verlängerung heruntergestuft wird. Die Ersparnis zeigt sich also schrittweise, nicht sofort.  So bleiben die Kosten für Marketing-Kontakte an Kontakte gekoppelt, die tatsächlich Kampagnen empfangen können, statt für eine Liste zu zahlen, die tote E-Mail-Adressen enthält.

Wie sollten Formulare aufgebaut sein, damit sie wartbar bleiben?

Ein Formular pro gated Asset wirkt zunächst überschaubar, wird aber schwer zu pflegen, sobald eine Kampagne eine kleine Änderung über Dutzende Formulare hinweg braucht. Ein wiederverwendbares Formular, über mehrere Kampagnen und Seiten hinweg eingesetzt, hält das Formular selbst einfach. Die Zuordnung der Formularübermittlungen läuft dann über den URL-Pfad oder die Landing Page, auf der das Formular abgeschickt wurde, statt über ein eigenes Formular für jedes Asset. So bleiben Scoring und Kampagnen-Attribution nachvollziehbar, ohne die Anzahl der Formulare zu vervielfachen, die ein Administrator pflegen, aktualisieren oder bei Fehlern analysieren muss.

Warum sollten Super-Admin-Rechte eingeschränkt bleiben?

Super-Admin-Rechte in HubSpot können kritische Einstellungen, Nutzer und Daten im gesamten Portal verändern. Eine große Gruppe von Super-Admins schafft ein Risiko, das unsichtbar bleibt, bis etwas schiefgeht, sei es eine versehentlich gelöschte Eigenschaft, eine nicht autorisierte Abrechnungsänderung oder ein ohne Prüfung geänderter Workflow. Halten Sie diese Gruppe so klein, wie es das Geschäft tatsächlich erfordert, typischerweise der Portal-Owner sowie ein oder zwei Backup-Admins, und vergeben Sie allen anderen engere, rollenspezifische Rechte. 

In welcher Reihenfolge sollten diese Prüfungen erfolgen?

Führen Sie zuerst das Marketing-Kontakte-Audit durch, da es einen direkten, messbaren Kosteneffekt hat und sich oft mit einem einzigen Workflow lösen lässt. Prüfen Sie danach den Formular-Aufbau, mit Priorität auf Ihren meistgenutzten gated Assets, bevor Sie sich Seiten mit geringem Traffic widmen. Kontrollieren Sie zuletzt die Super-Admin-Mitgliedschaft als schnellen Governance-Check, da er nur Minuten dauert und eine echte Sicherheitslücke schließt. Erst wenn diese drei Punkte sauber sind, ergibt ein weiterer Workflow, eine zusätzliche individuelle Eigenschaft oder eine neue Integration Sinn.

Portal-Audit in drei Schritten

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ein HubSpot-Portal-Audit wiederholt werden?

Eine schlanke Version dieser Drei-Punkte-Prüfung lohnt sich vierteljährlich, da sowohl Kontaktvolumen als auch Formularwildwuchs mit normaler Marketingaktivität wachsen. Ein umfassenderes Portal-Audit, das Workflows, Eigenschaften und Rechte breiter abdeckt, passt gut in einen jährlichen Prüfzyklus.

Löscht das Setzen auf Nicht-Marketing die Daten der Kontakte?

Nein. Nicht-Marketing-Kontakte bleiben im CRM für Vertrieb, Service und Reporting vollständig sichtbar. Sie können lediglich keine Marketing-E-Mails empfangen oder in Ad-Audiences aufgenommen werden, bis sie wieder auf Marketing-Status gesetzt werden, was bei erneutem Engagement auch automatisch geschehen kann.

Wie viele Super-Admins braucht ein typisches Scale-up?

Die meisten Scale-ups benötigen einen primären Portal-Owner und einen Backup-Admin für die Kontinuität, falls diese Person nicht verfügbar ist. Größere Organisationen mit mehreren Geschäftsbereichen brauchen unter Umständen eine kleine Handvoll, wobei die Anzahl immer durch einen echten betrieblichen Bedarf begründet sein sollte, nicht durch reine Bequemlichkeit.

Sollte jedes Formular ein wiederverwendbares Formular sein? 

Nein. Das Risiko läuft eher in die andere Richtung:: zu wenige wiederverwendbare Formulare, die jeweils völlig unterschiedliche Kampagnen bedienen sollen, verwässern die Attribution und erschweren die Interpretation der Konversionsdaten. Wiederverwendbare Formulare funktionieren am besten, wenn sie nach Asset-Typ oder Kampagnenphase gruppiert sind, statt in ein einziges Universalformular zusammengeführt zu werden.

Lassen sich diese drei Prüfungen mit einem Workflow-Audit-Tool automatisieren?

Die Prüfung der Marketing-Kontakte lässt sich fast vollständig über einen nativen HubSpot-Workflow abbilden. Formular- und Super-Admin-Prüfungen sind weitgehend manuell, da sie Ermessensentscheidungen erfordern, welche Formulare sich tatsächlich überschneiden und welche Nutzer erweiterte Rechte benötigen, statt einer Regel, die ein Workflow durchsetzen kann.