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Die meisten Fehlschläge bei HubSpot–Salesforce-Integrationen werden nicht durch Tools oder APIs verursacht – sie entstehen, weil Teams beginnen, Daten zu synchronisieren, bevor sie Eigentümerschaft, Governance oder Verhaltensregeln definiert haben.
Wenn Systeme verbunden werden, bevor Datenhoheit festgelegt ist, entstehen Duplikate, Datensätze werden beschädigt, Berichte verlieren ihre Genauigkeit, und das Vertrauen zwischen Abteilungen zerbricht.
Dieser Artikel erklärt, warum Integrationen Governance-Projekte und keine technischen Projekte sind – und stellt ein Fünf-Schritte-Framework vor, das bei Cremanski & Company verwendet wird, um Fehler zu verhindern:
Das Ergebnis: weniger Konflikte, saubere Daten, schnellere Abstimmung und erfolgreiche Migrationen.
Der VP of Sales bemerkt 8.000 doppelte Kontakte. Marketing findet die Hälfte der Leads nicht. RevOps bekommt panische Slack-Nachrichten über „kaputte“ Workflows.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Hier ist, was passiert ist: Das Unternehmen investierte in Lizenzen und Einrichtungskosten – aber niemand stellte die entscheidende Frage:
Wer besitzt welche Daten – und wann?
Wir haben mit Hunderten Unternehmen an HubSpot-Integrationen gearbeitet. Und bevor sie zu uns kamen, war das Muster immer dasselbe:
Teams verbinden zuerst Systeme – und definieren Regeln später.
Sie diskutieren über Tools und API-Limits, ignorieren aber die Entscheidungen, die wirklich zählen.
Das eigentliche Problem ist nicht technischer Natur. Es geht um Kontrolle.
Integrationen sind Governance-Herausforderungen, die als technische Projekte getarnt sind.
Solange Sie das nicht erkennen, verbringen Sie Monate damit, teure Datenkatastrophen aufzuräumen.
Integrationsprojekte beginnen fast immer falsch:
„Sollen wir Zapier oder die native Verbindung nutzen?“
Falsche Frage.
Teams verschwenden Wochen mit Tooltests – Zapier, dann Workato, dann Make.com.
Niemand fragt:
Welche Daten müssen sich bewegen?
Wer darf sie ändern?
Was passiert, wenn Systeme widersprüchliche Informationen liefern?
Das Ergebnis ist vorhersehbar:
Zapier bricht bei großen Datenmengen ab.
Der native Connector kann keine Custom Objects verarbeiten.
Die API-Lösung ignoriert Feldberechtigungen.
Jetzt wechseln Sie mitten im Projekt das Tool und verbrennen Budget.
„Welches System ist die Source of Truth – HubSpot oder Salesforce?“
Diese Frage tötet Produktivität.
Zwei Stunden Meeting, Ergebnis: „Wir besprechen das offline.“
Warum?
Weil es die falsche Frage ist.
Stattdessen müssen Sie sich auf Alignment und Verantwortlichkeit konzentrieren.
Erst dann auf Prozesse.
Und erst dann auf die richtige Frage:
Welches System besitzt welche Daten – und wann geht die Kontrolle über?
Ohne klare Eigentumsregeln wird jeder Synchronisationskonflikt zur Krise.
Sales aktualisiert Salesforce. Marketing ändert HubSpot.
Die Synchronisation läuft.
Die Daten werden beschädigt. Teams streiten. Vertrauen stirbt.
„Brauchen wir wirklich eine Testumgebung? Können wir nicht einfach vorsichtig in Produktion arbeiten?“
Wenn Sie das fragen, lernen Sie gerade auf die harte Tour.
Testen in Produktion bedeutet:
Ihre erste Synchronisation erzeugt 50.000 Duplikate.
Sales findet keine Accounts.
Marketing-E-Mails gehen an die falschen Personen.
Sie verbringen sechs Wochen mit Reparaturen – während das Management das Vertrauen verliert.
Vergessen Sie Tools.
Diese fünf Entscheidungen verhindern 90 % aller Integrationsfehler:
Ihr Datenmodell ist ein Vertrag zwischen Systemen.
Es definiert, wie Informationen miteinander verbunden sind.
Können Sie aufzeichnen, wie Kontakte, Unternehmen und Deals zusammenhängen?
Nicht auf HubSpots Art – auf Ihre Art.
Das ist wichtig, weil Systeme unterschiedlich denken:
Salesforce hat Accounts, HubSpot hat Companies.
Ihr Feld „Account-Typ“ für Vertriebssteuerung? HubSpot kennt das vielleicht gar nicht.
Vor der Migration müssen Sie klären:
Überspringen Sie das – und Sie entdecken später Probleme:
z. B. wenn Opportunity-Stufen nicht zu HubSpots Pipeline passen und alle Reports fehlschlagen.
Cremanskis HubSpot-Team beginnt immer mit der Datenabbildung.
Es gibt keine sichere Abkürzung.
Hören Sie auf zu fragen: „Welches System ist die Quelle der Wahrheit?“
Fragen Sie stattdessen:
Wer kontrolliert welche Daten in welcher Phase?
Beispielhafte Eigentumsregeln (variieren je nach Unternehmen):
Was passiert, wenn beide Systeme denselben Datensatz ändern?
Ihre Regeln entscheiden, wer gewinnt.
Ohne Regeln spielen Sie Daten-Roulette.
Ein Softwarekunde machte es einfach:
HubSpot besaß alles bis MQL, dann übernahm Salesforce.
Klare Übergabe, keine Konflikte, saubere Daten.
Felder zuzuordnen ist einfach – das Schwierige ist das Verhalten.
„Nur die Hälfte der Kontakte wurde synchronisiert, aber keine Deals. Warum?“
Ganz einfach: Eltern synchronisieren sich vor Kindern.
Kontakte existieren vor Deals. Unternehmen vor Kontakten.
Die falsche Reihenfolge = stilles Chaos.
Definieren Sie für jede Synchronisation:
Klären Sie das jetzt – oder lernen Sie es schmerzhaft später.
„Wem gehört die Integration – IT, RevOps, Marketing oder Sales?“
Einer Person. Mit Namen. In der Dokumentation.
Nicht „das Team“. Nicht „IT und Marketing gemeinsam“.
Eine Person, die für die Integrationsgesundheit verantwortlich ist.
Diese Person braucht:
Ohne klaren Owner entsteht eine verwaiste Integration:
Probleme bleiben unentdeckt, Dokumentation stirbt, Wissen geht mit Mitarbeiterwechseln verlore
„Wir haben 50.000 Duplikate nach der ersten Synchronisation – können wir das rückgängig machen?“
Nein. Nur aufräumen – langsam, schmerzhaft, öffentlich.
Tests bewahren Sie vor:
Mindest-Testumgebung:
Unternehmen A testet drei Wochen, findet große Probleme, behebt sie sicher.
Unternehmen B „spart Zeit“, testet nicht – und bereinigt neun Monate später noch immer.
Wir hatten mehrere Kunden, die nach katastrophalem Go-Live ohne Tests zu uns kamen.
„Sollten wir sowohl Salesforce als auch HubSpot behalten?“
Manchmal ja – wenn jedes System etwas kann, was das andere nicht kann.
Vielleicht steuert Salesforce komplexe Enterprise-Deals, während HubSpot Marketing automatisiert.
Oder HubSpot managt einfache Sales-Prozesse, während Ihr ERP Fulfillment übernimmt.
Beides kann funktionieren – aber nur mit klaren Eigentumsregeln.
Sonst haben Sie zwei Wahrheiten, die gegeneinander kämpfen.
Praxisbeispiel:
Ein Hersteller hatte Deals über 1 Mio. € in Salesforce, brauchte aber Marketing-Automation.
Die Lösung: HubSpot verwaltet Kontakte bis zur Qualifizierung, dann übernimmt Salesforce.
Einfacher Übergang, klare Regeln.
Ergebnis: +40 % besseres Lead-Tracking, 0 Konflikte, zufriedene Teams.
Wie? Sie verbrachten vier Wochen mit Design, bevor sie irgendetwas verbanden – nach dem Cremanski Framework.
„Wie lange dauert die Migration?“
Falsche Frage.
Fragen Sie: „Wie lange dauert eine erfolgreiche Migration?“
Fügen Sie drei Wochen Planungszeit hinzu – für Design und Entscheidungen.
Ja, das wirkt langsam. Ja, Leute werden meckern.
Aber rechnen Sie nach:
Planung ist keine Verzögerung.
Sie ist Katastrophenvermeidung.
Sie dokumentieren Entscheidungen vor der Krise – nicht während.
Mehr als drei dieser Punkte? Synchronisieren Sie noch nicht.
Datenmodell-Warnungen:
Ownership-Warnungen:
Management-Warnungen:
Testing-Warnungen:
Das sind keine Vorschläge – das sind Katastrophenindikatoren.
So vermeiden Sie den Eintritt in den Integrations-Fail-Club:
Woche 1–2: Daten abbilden
Woche 2–3: Eigentum zuweisen
Woche 3–4: Technisches Design
Woche 4: Validierung
Das ist kein Bürokratie-Aufwand – das ist Engineering.
Cremanski hat diesen Prozess bei Hunderten Unternehmen erfolgreich angewendet.
Er funktioniert.
Brauchen Sie Unterstützung?
Das HubSpot-Team von Cremanski & Company verwandelt komplexe Migrationen in reibungslose Übergänge.
Design zuerst. Verbindung danach.
Sie werden sich später selbst dafür danken.
Ihr zukünftiges Ich wird die langweilige Planungsarbeit von heute lieben.
Ihr Team wird dem System vertrauen. Ihre Daten bleiben sauber.
Die Wahl liegt bei Ihnen:
Jetzt überhastet agieren und später leiden – oder jetzt planen und dauerhaft erfolgreich sein.
Treffen Sie die klügere Wahl.
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