Ungenutzte Salesforce-Felder sicher entfernen

Nicht genutzte Felder in Salesforce erzeugen unnötige Komplexität, verlangsamen CRM-Prozesse und erhöhen das Fehlerrisiko. Wenn Sie Felder entfernen, die nicht mehr in Gebrauch sind, verbessern Sie nicht nur die Systemleistung, sondern reduzieren auch technische Schulden. Das sichere Entfernen von Feldern erfordert jedoch eine sorgfältige Analyse, um zu vermeiden, dass Abhängigkeiten oder kritische Prozesse beschädigt werden. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ungenutzte Salesforce-Felder zuverlässig identifizieren und sicher aus Ihrem System entfernen.

Schritt 1: Datenverwendung quantifizieren

Der erste Schritt beim Identifizieren ungenutzter Felder besteht darin, deren tatsächliche Datennutzung zu analysieren. Salesforce bietet zwar einige native Tools, diese liefern jedoch häufig nicht die nötige Tiefe. Eine Drittanbieter-App wie Fieldspy kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie detaillierte Nutzungsmetriken für Ihre Felder bereitstellt.

So verwenden Sie Fieldspy

Tool installieren: Laden Sie Fieldspy oder ein ähnliches AppExchange-Tool zur Datenanalyse herunter und installieren Sie es.
Datenscan durchführen: Scannen Sie Ihre Objekt-Datensätze und lassen Sie einen Bericht erstellen, der zeigt, welcher Prozentsatz der Datensätze Werte im betreffenden Feld enthält.
Ergebnisse analysieren: Hat ein Feld 0 % Nutzung, ist es ein starker Kandidat für die Entfernung. Weist es hingegen relevante Nutzung auf, sollte es unabhängig von seinen Abhängigkeiten bestehen bleiben.

Durch die Quantifizierung der Datennutzung stellen Sie sicher, dass Felder, die zur Löschung vorgesehen sind, tatsächlich keine sinnvolle Funktion mehr in Ihren CRM-Prozessen erfüllen.

Schritt 2: Umfassende Analyse der Metadaten-Abhängigkeiten

Auch wenn ein Feld keine Daten enthält, müssen Sie prüfen, ob es irgendwo im Salesforce-System referenziert wird. Das Löschen eines Felds ohne Verständnis seiner Verbindungen zu Automationen, Validierungsregeln oder Apex-Code kann geschäftskritische Prozesse beeinträchtigen. Dieser Schritt umfasst die Analyse der Metadaten, um alle Referenzen des Felds zu ermitteln.

Dependency-Analyse mit SFDX und VS Code

Umgebung einrichten: Nutzen Sie die Salesforce Command Line Interface (SFDX), um alle Metadaten Ihrer Org in eine lokale Entwicklungsumgebung wie Visual Studio Code (VS Code) herunterzuladen.
Globale Suche durchführen: Durchsuchen Sie die Metadaten-Dateien nach dem API-Namen des Feldes (z. B. Old_Discount_Rate__c), um alle Referenzen zu finden.
Abhängigkeiten bewerten: Prüfen Sie die Suchergebnisse und identifizieren Sie Referenzen in:

• Flows (aktiv und inaktiv)
  
• Validierungsregeln
  
• Apex-Klassen
  
• Custom Settings
  
• Sonstigen benutzerdefinierten Metadaten
  

Wenn das Feld in einer aktiven Komponente referenziert wird, kann es nicht sicher gelöscht werden, bevor diese Komponenten überarbeitet oder entfernt wurden. So stellen Sie sicher, dass wichtige Automationen und Prozesse weiterhin korrekt funktionieren.

Schritt 3: Daten- und Abhängigkeitsanalyse kombinieren

Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus Datennutzung und Abhängigkeiten können Sie fundiert entscheiden, ob ein Feld entfernt werden kann.

• Felder ohne Daten und ohne Abhängigkeiten → ideale Kandidaten für die Löschung
  
• Felder mit hoher Nutzung oder aktiven Abhängigkeiten → behalten oder überarbeiten
  

Best Practices für die sichere Entfernung von Feldern

1. Daten sichern

Erstellen Sie vor jeder Änderung ein vollständiges Backup Ihrer Salesforce-Org, um sich gegen versehentliche Datenverluste abzusichern.

2. In einer Sandbox testen

Testen Sie das Entfernen von Feldern immer zuerst in einer Sandbox, um sicherzustellen, dass kein kritischer Prozess beeinträchtigt wird.

3. Änderungen dokumentieren

Halten Sie detailliert fest, welche Felder entfernt wurden, warum sie gelöscht wurden und welche Maßnahmen zur Bereinigung von Abhängigkeiten vorgenommen wurden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Abhängigkeitsprüfungen überspringen: Fehlende Metadaten-Referenzen können Automationen und Prozesse zerstören.
  
• Felder mit historischen Daten löschen: Historische Daten können für Reporting oder Compliance unverzichtbar sein.
  
• Vorschnelles Löschen: Jeder Löschvorgang sollte gründlich analysiert und getestet werden.
  

Profi-Tipps für effektives Feldmanagement

• Regelmäßige Feld-Audits: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, um ungenutzte oder redundante Felder frühzeitig zu identifizieren.
  
• Automatisierung nutzen: Tools wie Fieldspy helfen, Datenanalysen zu automatisieren und die Audit-Prozesse zu beschleunigen.
  
• Mit Teams zusammenarbeiten: Beziehen Sie Stakeholder aus Sales, Marketing und Operations ein, um sicherzustellen, dass Feldänderungen den Geschäftsanforderungen entsprechen.
  

Warum das Entfernen ungenutzter Salesforce-Felder die Leistung Ihres CRM stärkt

Das Entfernen ungenutzter Salesforce-Felder ist ein wichtiger Schritt, um Ihr CRM hinsichtlich Performance und Wartbarkeit zu optimieren. Durch die Kombination aus Datennutzungsanalyse, umfassender Abhängigkeitsprüfung und bewährten Best Practices schaffen Sie ein sauberes, effizientes und skalierbares Salesforce-System.

Für Unternehmen, die ihre Revenue Operations ausbauen möchten, bildet ein strukturiertes und technisch aufgeräumtes CRM die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.