Diese 4 Faktoren solltet ihr beim Vertriebsaufbau beachten

In vielen Startups wird auf eine durchdachte Vertriebsstruktur nur wenig Wert gelegt – das führt schnell zu hohen Kosten, unnötigem Zeitaufwand und entgangenem Umsatz. Dieser Beitrag zeigt, wie sich ein Sales-Team langfristig erfolgreich aufbauen lässt.

Basierend auf unserer Erfahrung aus über 750+ Strukturierungs- und Transformationsprojekten mit mehr als 500 Unternehmen wissen wir bei Cremanski & Company, dass eine klar definierte Vertriebsstrategie die Grundlage für nachhaltiges und skalierbares Wachstum bildet.

Oft nimmt der Vertrieb in Startups nicht den Stellenwert ein, den diese Abteilung eigentlich haben sollte. Gründer investieren viel Zeit und Analyse in Produkt und Marketing , während im Vertrieb die Leads regelrecht „verbrannt“ werden.

Fehlende Vertriebsstrukturen: Warum Startups hier oft scheitern

Viele Gründer gehen vor allem in den ersten Jahren davon aus, dass sie sich nicht  mit Strukturen, Strategien sowie klaren Prozessen im Vertrieb beschäftigen müssen  – schließlich übernehmen sie den  Vertrieb meist selbst. Die Annahme lautet : „Strukturen optimieren wir dann, wenn wir ein Team einstellen oder wenn wir groß sind.“

Oft bleibt unbemerkt, dass auf diese Weise enorme Chancen und Umsätze  verloren gehen.  Viel Zeit wird durch manuelle Abläufe  vergeudet,  und das Vertrauen  Kunden leidet, wenn Rückrufe ausbleiben oder Informationen nicht weitergegeben werden. Fehlende Strukturen führen zudem dazu, dass Mitarbeitende schnell überlastet werden und gehen– diese hohe Fluktuation verursacht ebenso erhebliche Kosten. 

Fünf entscheidende Faktoren für einen erfolgreichen Vertriebsaufbau 

Um eine Vertriebsorganisation gezielt und nachhaltig aufzubauen, hilft ein strukturierter Blick auf fünf zentrale Bausteine: Strategie, Prozesse, Systeme, Daten und Mitarbeiter.

• Strategie: Alles beginnt mit der Entwicklung einer klaren Sales-Strategie und präzisen Zielen. Dafür sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um den aktuell passenden Vertriebsprozess sorgfältig zu definieren und schriftlich festzuhalten.
• Prozesse: Einen passenden Vertriebsprozess entwerfen, durchdenken und als „Big Picture“ schriftlich festhalten. Es sorgt für Orientierung und ein gemeinsames Verständnis im gesamten Team.
• Systeme: Geeignete Tools und Systeme (z. B. CRM) festlegen, die den definierten Prozess unterstützen.
• Daten: Relevante Kennzahlen und Daten bestimmen, die erhoben, ausgewertet und zur Steuerung genutzt werden.
• Mitarbeiter: Die passenden Rollen und Teams (z. B. Sales Operations, New Business, Account Management) ableiten und so aufstellen, dass die Ziele erreicht werden und konkreten Schritte zum gewünschten Ergebnis führen.

Sales-Prozesse

Die Vertriebsprozesse und -strukturen müssen konsequent an die definierte Sales-Strategie angepasst sein, damit sie die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit bestmöglich unterstützen und effizienter machen.  ‍Entscheidend ist, dass diese Prozesse nicht nur in der Theorie bestehen, sondern in der Praxis tatsächlich genutzt werden. Jeder Schritt im Verkaufsprozess sollte sorgfältig durchdacht sein – vom gesamten Vertriebsfunnel bis hin zur Anordnung einzelner Felder im CRM-System.

Zentrale  Fragen, die zu beantworten sind: Wo bekommen wir Leads her? Wie ist der Sales-Funnel aufgebaut? Welche Verantwortlichkeiten bestehen im Team? Wie sieht der genaue Arbeitsablauf im Vertrieb aus und wer übergibt an wen? Wie ist die Datenstruktur im CRM aufgebaut und wie werden die  Daten gepflegt? An welchen Stellen können Mitarbeiter systemisch unterstützt und Prozesse effizienter gestaltet werden? Wo besteht Potenzial für Standardisierung und Automatisierung? 

Sales-Systeme

Nachdem Sales-Strategie und Sales-Prozesse definiert sind, steht  die Auswahl der passenden Tools an. Gerade für  Startups mit begrenztem  Budgets ist das  eine zentrale  Frage, denn die Bandbreite reicht von CRM-System über Calling-Software bis hin zum Automated-Communication-Tool, Lead-Scoring- und Angebots-Automatisierung. Eine klare Vorstellung vom idealen Prozess, der Art der Kundenansprache und den Wachstumszielen hilft dabei, die richtigen Lösungen auszuwählen.  Wer schnell mit mehreren  Teams oder in  mehreren Märkten skalieren  möchte, stößt mit vielen kleinen Lösungen schnell an Grenzen, auch wenn sie einen schnellen Start ermöglichen. Ein späterer Wechsel des CRM-Systems ist meist aufwändig und teuer – deshalb lohnt es sich, frühzeitig in eine skalierbare Lösung zu investieren.  Ebenso  für den Teamaufbau sollte eine Rolle definiert sein, die sich um den operativen Ablauf kümmert (Sales-Operations).

Zentrale  Fragen, die es zu klären gilt, sind: 

• Wie groß soll  das Sales-Team werden? 
• Werden mehrere länderübergreifende Teams benötigt? 
• In wie vielen Märkten außerhalb  soll  perspektivisch operiert werden? 
• Welche Sprachen müssen Systeme und Kommunikation abdecken? 
• Über welche Kanäle wird mit Kunden kommuniziert? 
• Wie viele Leads werden monatlich bespielt, wie viele werden monatlich erwartet?

Daten und KPI

Wenn die Vertriebsorganisation gut strukturiert ist, Eingabefelder konsistent quantitative Daten erfassen und alle Aktivitäten sauber dokumentiert werden, entstehen täglich viele wertvolle Datenpunkte. Diese  können genutzt werden , um Mitarbeiter gezielt zu fördern, Kundenbeziehungen zu verbessern frühzeitig Erkenntnisse  über die  Performance verschiedener Kampagnen zu gewinnen, sodass   das  Management agieren statt  nur reagieren kann.

eben übergeordneten Management-KPI sollten auch operative KPI mit klaren Zielen definiert und technisch sauber abgebildet werden. Wichtig ist, im Vorfeld festzulegen, welche Kennzahlen erhoben werden, wo sie im System gepflegt werden und wie sie ausgewertet werden. 

Typische KPI im Vertriebscontrolling sind zum Beispiel:

• Sales Cycle Length (durchschnittliche Dauer des Verkaufszyklus)
• Conversion Rate entlang des Sales-Funnels
• Customer Acquisition Cost (CAC) bzw. Kosten pro Akquise
• Umsatz pro Zielgruppe/Segment
• Anzahl der Kontaktpunkte bis zum Abschluss
• Win-Rate (Anteil gewonnener Deals)

So wird aus einer abstrakten Frageliste eine konkrete KPI-Basis, auf der Steuerung, Reporting und Optimierung der Vertriebsorganisation klar aufsetzen können.

Mitarbeiter

‍Eine leistungsfähige Vertriebsorganisation steht und fällt mit ihren Mitarbeitern.  Hohe Fluktuation wird im Vertrieb häufig als gegeben hingenommen, verursacht jedoch nicht nur erhebliche Kosten, sondern führt auch dazu, dass wertvolles Wissen verloren geht.​

Für eine erfolgreiche Vertriebsabteilung ist es essentiell, klar zu definieren, welche Rollen benötigt werden, welche Anforderungen und Ziele mit diesen Positionen verbunden sind und wie neue Mitarbeitende so eingearbeitet werden, dass ihr Potenzial bestmöglich zur Geltung kommt.

Dazu gehört ein ein strukturierter Onboarding-Plan – und zwar für alle Erfahrungsstufen –, der  Sicherheit gibt, das relevante Wissen vermittelt und signalisiert, dass alle Teammitglieder  gut aufgehoben sind. Ergänzend sollten  konkrete  Ziele für die Probezeit sowie für das erste und das zweite Jahr festgelegt werden, soweit möglich.   Optimal  ist ein  ein transparenter Karriereentwicklungsplan, der Perspektiven aufzeigt und langfristige Bindung fördert.

Leitfragen in diesem Zusammenhang sind unter anderem: Welche Positionen benötigen wir? Welche Erwartungen und Zielvorgaben sind mit ihnen verknüpft?  Können die Ziele durch Marketing-Leads erreicht werden oder müssen ist ein mitgebrachtes Kundennetzwerk erforderlich? Welches Wissen braucht ein Mitarbeiter konkret, um vom ersten Tag an wirksam arbeiten zu können?

Der Nutzen eines klar definierten Vertriebsfundaments

Auch wenn der Aufbau einer strukturierten Vertriebsorganisation zunächst  nach viel Aufwand klingt, ist diese Investition Zeit und Kosten wert. Wer klar definiert, wohin sich Vertrieb und Unternehmen entwickeln sollen und welche Schritte dafür notwendig sind, stärkt nicht nur die Vertriebsabteilung, sondern schafft zugleich eine stabile Grundlage für das gesamte Unternehmen.

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